Durch den Einsatz der elektronischen Rechnungsbearbeitung mit aequitixx gewinnen die Vestischen Caritas-Kliniken Ressourcen für wichtige Aufgaben
Schnelligkeit ersetzt nicht Gründlichkeit – doch wenn beides passt, lässt die Begeisterung nicht lange auf sich warten: Im Klinikverbund der Vestischen Caritas Kliniken ist mit aequitixx die Digitalisierung ein enormes Stück vorangekommen – in der Finanzbuchhaltung, in der Materialwirtschaft und bald auch bei den Konsiliarrechnungen.
„Die Vestische Cartias-Kliniken GmbH ist mit ihren Einrichtungen nicht nur ein Top-Vollversorger in der Region, sondern bietet auch als Arbeitgeber enorme Vorteile – nicht zu groß, nicht zu klein, alles vor Ort und dazu stolz, eigenständig und für künftige Aufgaben gewappnet zu sein“, sagt Stephan Owczarzak, Leiter Finanz- und Rechnungswesen, über seinen Arbeitgeber.
Seit 20 Jahren im Klinikverbund tätig leitet er heute als Prokurist die kaufmännischen Bereiche und ist zudem Geschäftsführer der VCK Service GmbH. „Wie alle Kliniken und Krankenhäuser standen und stehen auch wir vor der Aufgabe, uns für die nächsten Jahre in puncto Digitalisierung sicher und wirtschaftlich aufzustellen. So wurde die strategische Entscheidung getroffen, sich neuen und modernen Verfahren und Systemen zu öffnen“, so Stephan Owczarzak, „dazu zählte auch die elektronische Rechnungsverarbeitung. Zu der internen Zielsetzung kamen allerdings inzwischen auch die Anforderungen aus dem operativen Alltag, da immer mehr Lieferanten danach fragten.“
Das alles liegt nun gut drei Jahre zurück. Auf Empfehlung des Einkaufsverbundes clinicpartner eG, der zwischenzeitlich mit der aequitixx GmbH einen Kooperationsvertrag geschlossen hat, gab es damals den ersten Kontakt.
„Wir haben vorher nicht alles in Frage gestellt, sondern sind losmarschiert. Darum waren wir so schnell.“
Nach der Vorstellung des Systems durch die Geschäftsführung von aequitixx fiel die Entscheidung rasch für die Anwendung sowie eine zeitnahe Implementierung. „Überzeugt haben uns dabei vor allem die Funktionalität und die Anwenderfreundlichkeit – vergleichbare Systeme waren da deutlich schwerfälliger“, sagt Stephan Owczarzak, „und aequitixx hat seine Versprechen gehalten – die Einführung hat gerade mal zweieinhalb Monate gedauert und war gekennzeichnet von einer sehr guten Zusammenarbeit!“
Dabei war die Aufgabenstellung nicht ohne: Sechs Mandanten sollten bei den VCK in einem Gang mit der elektronischen Rechnungsbearbeitung starten. Stephan Owczarzak: „Wir haben vorher nicht alles in Frage gestellt, sondern sind losmarschiert. Darum waren wir so schnell. Alle waren sehr engagiert dabei und wir haben alle tüchtig dazugelernt. Aber dadurch wurde das scheinbar Unmögliche möglich.“
Heute arbeiten sechs Mandanten im VCK-Verbund mit aequitixx: das St. Vincenz-Krankenhaus, das St.-Laurentius-Stift, das MVZ, Betreutes Wohnen Barbarahaus und Klarahaus, das Altenheim St. Peter und das Ludgerushaus. In Vorbereitung sind sind die Vestische Kinder-und Jugendklinik Datteln und die Kinderheilstätte in Nordkirchen. Begonnen wurde mit den Rechnungen ohne Bestellbezug, dann folgte die Warenwirtschaft im engen Zusammenspiel mit der E-Procurement-Lösung der clinicpartner eG und in wenigen Monaten – so das Ziel – folgen noch die Konsiliarrechnungen.
„Wir haben die SAP-Materialwirtschaft im Einsatz, die recht aufwändig einzugliedern war. Heute sind wir Referenz- haus“, so Owczarzak nicht ohne Stolz. „Wenn man will, geht vieles! Und die Akzeptanz bei den Anwendern ist gut. Der Einsatz von aequitixx ermöglicht uns, gewonnene Zeit in andere wesentliche Aufgaben zu lenken. Und ganz wichtig: Hätten wir aequitixx nicht, wäre das Homeoffice für uns nicht zu realisieren gewesen. Das ging nur durch die Digitalisierung kurz vor Beginn der Corona-Pandemie. Somit haben wir eigentlich aus der Not heraus die Attraktivität des Homeoffice für die Finanzbuchhaltung entdeckt – und sind damit nun absolut zeitgemäß.“
