Rechnungen nutzen

Sichere Zukunft...

DIENSTLEISTUNG

Unsere Dienstleistung umfasst die medienbruchfreie Verarbeitung von Papier- und elektronischen Belegen. Dazu werden Lösungen für die Integration in verschiedene Materialwirtschafts- und Finanzbuchhaltungssysteme, inklusive webbasiertem Workflowsystem sowie rechtssicherer Archivierung angeboten.

Die flexible Auswertungsmöglichkeit der abgerechneten Produkte und Dienstleistungen bildet die Basis für die effiziente Steuerung der Sachkosten durch das Beschaffungsmanagement.

NUTZEN

TRANSPARENZ
SKONTOERTRÄGE
LIQUIDITÄTSPLANUNG
DATENSICHERHEIT
TRANSPARENZ

OPTIMIERUNG DER SACHKOSTEN

Der Aufwand – Materialstammdaten anzulegen und zu pflegen – wird häufig in den Kliniken gescheut.

So können zum Beispiel die Ausgaben für die Produkte und Dienstleistungen aus den Bereichen des Wirtschaftsbedarfes, der Haustechnik sowie des Gebäudemanagements im Regelfall nur unzureichend gesteuert werden. Die elektronische Rechnungsverarbeitung ermöglicht die Artikel konkrete, zielorientierte Analyse dieser Ausgaben. Auf dieser Grundlage können vom Beschaffungsmanagement der Häuser signifikante Kostenreduktionen realisiert werden. In der Einkaufsstudie 2017 der Hochschule Niederrhein und der Bredehorst Clinic Medical Management GmbH werden Einsparpotentiale in den Sachmittel von über 5 Prozent prognostiziert.

SKONTOERTRÄGE

EINHALTUNG DER ZAHLUNGSKONDITIONEN

Die Bearbeitungsgeschwindigkeit wird durch die Nutzung des elektronischen Workflowsystems ohne Medienbrüche erhöht. Der Status bzw. der Verbleib der einzelnen Rechnungen ist einsehbar und der Rechnungsprüfungsprozess kann vom Management aktiv gesteuert werden. Dadurch können vermehrt die eingeräumten Skontobedingungen der Lieferanten genutzt werden.

LIQUIDITÄTSPLANUNG

STEUERUNG DES PRÜFUNGSPROZESSES

Das Volumen der noch nicht an das Finanzbuchhaltungssystem übergebenen Rechnungen wird transparent („Rechnungs­ein­gangs­buch“). Der Bearbeitungsstatus einzelner Rechnungen ist einsehbar und die einzelnen Freigabeschritte werden dokumentiert. Ineffiziente aufwändige Rückfragen zum Verbleib von Rechnungen entfallen.
So verfügt das Management über ein effizientes Instrument zur aktiven Steuerung des Rechnungsprüfungsprozesses.

DATENSICHERHEIT

RECHENZENTRUMSBETRIEB

e-shelter facility services GmbH

Eschborner Landstr. 100
D-60489 Frankfurt am Main

Unser Rechenzentrumsbetrieb befindet sich in Frankfurt-3.

Die gesetzlich vorgeschriebene Langzeitarchivierung erfolgt durch die zertifizierte Lösung der Akzentum GmbH (siehe www.akzentum.de)

ZUKUNFTSSICHERHEIT
PROZESSKOSTENREDUKTION
STAMMDATENQUALITÄT
COMPLIANCE
ZUKUNFTSSICHERHEIT

In Referenzkliniken werden mehr als 30 Prozent der Lieferantenrechnungen „voll elektronisch“ – zum Beispiel im ZUGFeRD-Format – entgegengenommen und in die Materialwirtschafts- und Finanzbuchhaltungssysteme integriert. Das verbleibende Viertel der Papierrechnungen wird vom Personal der Häuser eingescannt. Sie werden ebenso wie die Rechnungen, welche die Einrichtungen im PDF-Format erhalten, von der aequitixx ohne Zutun der Kunden positionsweise digitalisiert. Die einfache „medienneutrale“ digitale Nutzung der Inhalte ist sichergestellt, da sich die Arbeitsabläufe in den Kliniken bei „elektronisch strukturierten“ Rechnungen nicht von den anderen Formaten unterscheiden. Auch die aus der Nutzung innovativer e-Procurement-Lösungen (wie zum von Amazon Business oder Mercateo) resultierenden Rechnungen werden ohne Dokumentationslücken effizient elektronisch geprüft („Procure-to-Pay“). Die hieraus resultierenden Verbrauchsdaten können ohne die zusätzliche Anlage von Stammdaten analysiert werden.

PROZESSKOSTENREDUKTION

MINIMIERUNG DER MANUELLEN AUFWENDUNGEN

Die Verarbeitung von circa 80 Prozent aller Rechnungen mit Bestellbezug sollte ohne manuellen Aufwand – also weitestgehend automatisch – erfolgen („Dunkelbuchung“). Die Prüfung von nicht Übereinstimmenden Rechnungen wird ebenfalls vereinfacht, da mögliche Abweichungen auf Positionsebene angezeigt werden. Dieses Vorgehen reduziert insbesondere bei umfangreichen Rechnungen den manuellen Aufwand.

Die Originale der Lieferscheine sollten im Bereich des Lagers verbleiben und nicht mehr mit den Rechnungen zusammengeführt werden, um diese aufwändigen manuellen Tätigkeiten zu eliminieren.

STAMMDATENQUALITÄT

AKTUALITÄT MIT GERINGEM AUFWAND

Durch die positionsweise Zuordnung von Bestell- und Rechnungsinformationen („Clearing-By-Invoice-Verfahren“) stehen die Abgleichinformationen zwischen den Inhalten des Materialwirtschaftssystems und den Originalangaben der Lieferanten aus den Rechnungen zur Verfügung, so dass den Kliniken mit geringem manuellem Aufwand ein permanenter nachhaltiger Stammdatenabgleich ermöglicht wird. So können zum Beispiel die korrekten Artikelnummern oder Preisinformationen mit geringem Aufwand in das Materialwirtschaftssystem übernommen werden.

COMPLIANCE

COMPLIANCE VERBUNDPREIS

Die Rechnungsinhalte können vom Klinikum optional der Einkaufsgemeinschaft bereitgestellt werden. Dort werden mögliche Differenzen zwischen den Lieferantenrechnungen und den zentral verhandelten spezifischen Konditionen der aufgeführten Einkaufsgemeinschaften ohne manuelle Aufwände transparent. Die resultierenden Gutschriften sichern die schnelle Amortisation.

UNSERE KUNDEN

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