Ein Jahrzehnt elektronische Rechnungsbearbeitung bei der Kath. St. Paulus Gesellschaft Dortmund – eine Erfolgsgeschichte.
Das St. Johannes Hospital gehört zu den Pionieren in der Krankenhaustechnologie und hat erfolgreich viele Medizin- und IT-Lösungen getestet und im Einsatz. Seit 2010 nutzt das Krankenhaus bereits die elektronische Rechnungsbearbeitung von aequitixx – zuerst in der Materialwirtschaft, ab 2014 dann auch in der Finanzbuchhaltung. Heute werden pro Jahr rund 80.000 Eingangsrechnungen über das System verschlüsselt an das ISO-zertifizierte Rechenzentrum übertragen. Nur noch 25 Prozent der Dokumente liegen dabei in Papierform vor und werden gescannt.
Ohne manuelles Zutun findet in der Anwendung nun der Abgleich mit den Bestellungen statt. Auf Basis des definierten Workflows in aequitixx übernimmt das SAP-System des Krankenhauses die gebuchten Rechnungen zur weiteren Bearbeitung. Selbst bei möglichen Differenzen sind alle Schritte in der Materialwirtschaft hinterlegt und können vom Management oder von Wirtschaftsprüfern nachvollzogen werden. In Dortmund strebt man dafür schon seit Jahren eine hohe Stammdatenqualität an – und das mit großem Erfolg: In der Gruppe nutzt man die digitalisierten Rechnungsinhalte aus aequitixx und führt wöchentlich einen Abgleich mit den Stammdaten durch. „Die hierfür benötigte Zeit ist bestens investiert und beträgt gerade einmal 15 Minuten pro Woche. Alles ist auf den Punkt abgeglichen!“, so Ann-Kathrin Cipra, Referentin für Finanzen in der Muttergesellschaft und seit 2019 für die elektronische Rechnungsbearbeitung in der SJG St. Paulus GmbH verantwortlich.
Ein weiteres Ziel war und ist die Optimierung von Einkaufskonditionen für die Einrichtung. Dafür werden ausgewählte Abrechnungsdaten dem Artikel-Informationssystem AIS der Prospitalia GmbH bereitgestellt und analysiert. Mögliche Abrechnungsdifferenzen zu den spezifischen Konditionen des St. Johannes Hospitals werden automatisch transparent und die Compliance des Hauses lässt sich deutlich verbessern.
Die neue Lösungskomponente von aequitixx für die digitale Verarbeitung von Fallbezügen überzeugt durch hohe Effizienz
Des Weiteren ist es nun leicht möglich, die aktuellen Zahlen des Einkaufs mit den vereinbarten Umsatzzielen der Lieferanten des Hospitals abzugleichen. Somit bietet der Einsatz von aequitixx nicht nur eine Lösung zur Kontrolle für die Beschaffung, sondern auch zur Gestaltung und Optimierung von Konditionen.
In Dortmund treibt man die Digitalisierung aller Bereiche seit Jahren voran. Für die Verantwortlichen ein Muss, denn mit 17 Buchungskreisen, vier Krankenhäusern, drei Altenpflegeeinrichtungen, einer Jugendeinrichtung, einem medizinischen Versorgungszentrum und einer externen Pflegeschule sind die Anforderungen vielfältig und hoch. „Seit sieben Jahren haben wir den Fokus klar auf eine zukunftsfähige, digitale Grundausstattung gelegt“, so Claudia Koch, Leiterin der Finanzbuchhaltung. „Bei uns liefen alle Anfragen auf und alle Besonderheiten mussten zusammengefasst und vereinheitlicht werden. Nun steht die Basis und wir können uns speziellen Bereichen widmen, wie dem der Verarbeitung von Fallbezügen.“
Hierfür haben die Spezialisten von aequitixx eine neue Lösungskomponente entwickelt, die im St. Johannes Hospital bereits im Einsatz ist und die Bearbeitungszeit verkürzt:
Für die Zuordnung von Fallbezügen werden die Fallnummern digitalisiert und somit validiert. Kostenstellen werden entsprechend vorgeschlagen und die verschiedenen Versicherungstypen erkannt.
Das Ergebnis: Der Aufwand für die Kontierung von Fallbezügen und die Bearbeitungszeit reduzieren sich erheblich. Zudem lassen sich mit dieser Lösung automatisch Kürzungen der privatärztlichen Leistungen vornehmen.
Zu diesem Zweck wurde eine Schnittstelle von aequitixx zur Patientenverwaltung geschaffen. So können zum Beispiel umfangreiche Konsiliarrechnungen bearbeitet werden. Die dort aufgeführten Fallnummern werden angezeigt, vom Programm erkannt und die Kostenstellen werden automatisch vorgeschlagen. Die Daten jedes Patienten manuell aufwendig zu prüfen und die Kostenstellen zu ermitteln, gehört nun der Vergangenheit an.
Ann-Kathrin Cipra: „Wir sparen extrem viel Zeit. In den meisten Fällen ist eine eindeutige Zuordnung möglich. Eine gewinnbringende Lösung! Und sollten beim Patienten mehrere Fachkonsultationen erfolgt sein, gibt es eine Kostenauswahl, die dann manuell schnell und einfach getroffen werden kann.“
In Dortmund ist man grundsätzlich sehr zufrieden mit aequitixx sowie mit der neuen Lösungskomponente. „Der Support klappt gut und wenn es mal stressig wird, bleiben alle bei der Sache. Man hilft sich untereinander und bringt die Dinge auf dem kurzen Dienstweg nach vorn.“, resümiert Ann-Kathrin Cipra und freut sich über die intelligente Funktionserweiterung der Anwendung.
