Ausgangssituation: Papierberge, manuelle Eingaben und wenig Transparenz
Vor der Einführung von aequitixx war die Rechnungsverarbeitung in der Roland-Klinik vollständig papierbasiert. Jede Rechnung lag physisch vor und musste mehrere Stationen durchlaufen – inklusive interner Hauspost und manueller Vorarbeiten.
Die Rechnungsverarbeitung war vollständig papierbasiert und mit manuellen Eingaben und manueller Kontierung pro Rechnung verbunden (z. B. Rechnungsnummer, Datum, Konto etc.). Hinzu kam die Ablage in Ordnerstrukturen mit entsprechend hohem Aufwand für Archivierung und Recherche. Aufgrund langer interner Laufzeiten konnten Skonto-Fristen häufig nicht genutzt werden. Dazu kommt, dass die Roland-Klinik kein Materialwirtschaftssystem nutzt. Daher fehlte die Transparenz auf Artikelebene, wodurch Auswertungen und Managemententscheidungen nur eingeschränkt möglich waren.
Warum sich die Roland-Klinik für die Rechnungsverarbeitung mit Procure-to-Pay von aequitixx entschieden hat
Das Projektteam brachte bereits Vorerfahrung mit aequitixx aus früheren Projekten mit, ein entscheidender Vertrauensvorsprung. Besonders überzeugte die Produktlisten-Funktionalität, die Recherchen und Vergleiche über Jahre hinweg deutlich effizienter gestaltet. Darüber hinaus punktet die wi[KI]class-Lösung von aequitixx mit der nötigen Flexibilität zur Integration in die bestehende Systemlandschaft sowie den erforderlichen Schnittstellen zu E-Procurement-Plattformen.
Das wi[KI]class-System schafft dabei nicht nur einen klaren prozessualen Mehrwert, es macht gleichzeitig das gesamte Beschaffungsgeschehen transparent und nachvollziehbar.
Einführung & Zusammenarbeit: verbindlich, erreichbar und pragmatisch
Die Implementierung erfolgte in 2024 – inklusive rückwirkender Aufbereitung, sodass ein vollständiges Vorjahr als Datenbasis verfügbar war.
Wie verbindlich, pragmatisch und schnell die elektronische Rechnungsverarbeitung mit aequitixx im Klinikalltag umgesetzt werden kann, zeigt das Projekt in der Roland-Klinik. Gemeinsam mit dem Team vor Ort wurde die Einführung strukturiert vorbereitet und Schritt für Schritt umgesetzt, mit klarer Erwartungssteuerung und transparenter Kommunikation. So wurde der Nutzen im Alltag früh sichtbar und im Team schnell als echter „Augenöffner“ wahrgenommen.
98 % Zahlungsbedingungseinhaltung und volle Transparenz bis zur letzten Position
Mit dem Wechsel auf den digitalen Prozess wurden zentrale Fehlerquellen und Zeitfresser eliminiert und gleichzeitig eine belastbare Datengrundlage geschaffen.
Zu den konkreten Effekten zählt das automatische Auslesen der Rechnungsdaten sowie die gesetzeskonforme Verarbeitung von elektronischen Rechnungen. Die manuelle Datenerfassung entfällt, 91 % der Kontierungen werden automatisch und korrekt vorgegeben, Freigaben laufen heute über einen digitalen Workflow statt über Hauspost und Papierumlauf. Mit 98 % Zahlungsbedingungseinhaltung wird Skonto nahezu vollständig ausgeschöpft. Gleichzeitig schafft die Lösung Transparenz bis auf Artikelebene, sodass jede Position nachvollziehbar und auswertbar ist.
Dunkelbuchung im Echtbetrieb: automatische Kontierung, Prüfung und Freigabe
Ein zentraler Hebel für die hohe Automatisierungsquote ist das Zusammenspiel mit der E-Procurement-Lösung der GHX. Durch den damit verbundenen vollständig digitalen Bestellprozess und dem im Webshop nachzuhaltenden Wareneingang wird die Dunkelbuchung ermöglicht. Bestellung, Wareneingang und Rechnung werden automatisch abgeglichen; Eingangsrechnungen werden automatisch kontiert, geprüft und freigegeben. Bei Übereinstimmung erfolgt die Buchung ohne manuellen Eingriff. Die Mitarbeitenden prüfen nicht mehr jede einzelne Rechnung, sondern steuern nur noch die Ausnahmen aus dem Fehlerprotokoll am Tagesende.
Content By Invoice: Rechnungsdaten werden zur Einkaufsintelligenz
Die Positionsdaten aus Eingangsrechnungen liefern der Roland-Klinik heute deutlich mehr als reine Buchhaltungsinformationen. Sie zeigen, welche Produkte tatsächlich eingekauft werden – auch dann, wenn diese bisher gar nicht im Webshop-Katalog vorhanden sind.
aequitixx analysiert das reale Beschaffungsgeschehen kontinuierlich und macht sichtbar, wo häufig benötigte Artikel fehlen. Auf dieser Basis wird der Produktkatalog gezielt erweitert und an den tatsächlichen Bedarf angepasst.
Der Katalog, aus dem Anwender bestellen, entwickelt sich intelligent weiter: Auf Basis realer Einkaufsdaten wird das Sortiment aus bereitgestellten Produkt- und Preiskatalogen Dritter gezielt auf den tatsächlichen Bedarf verdichtet – sodass Anwender stets genau das finden, was sie wirklich benötigen.
Prozesslücken sichtbar machen: Wer kauft am Webshop vorbei?
Durch die durchgängige Erfassung auf Positionsebene werden auch Beschaffungen sichtbar, die bisher außerhalb definierter Prozesse stattfanden. Die Roland-Klinik erkennt heute, welche Bereiche am Webshop vorbei eingekauft haben und welche Produkte im Katalog fehlen – und kann gezielt gegensteuern. Das Compliance-Niveau steigt nachhaltig, zusätzlich unterstützt durch die automatische Preispflege auf Basis der Prospitalia-Konditionen – ohne manuelle Mehraufwände.
Integration in die bestehende Systemlandschaft
Für einen durchgängigen Prozess wurde die Lösung in die bestehende Systemlandschaft integriert – vom Beschaffungs- bzw. Bestellkontext über die Rechnungsbearbeitung bis hin zur Übergabe an die Finanzbuchhaltung. Auf Basis aller verfügbaren digitalen Inhalte schlägt das System zuverlässig Kontierungen vor und ermöglicht so eine medienbruchfreie Weiterverarbeitung.
Blick nach vorn: digitale Belege & KI für die Roland-Klinik
Auf den bereits laufenden Prozessen baut die Roland-Klinik die nächsten Schritte auf. Aktuell werden digitale Lieferscheine implementiert, ein weiterer Baustein, um Medienbrüche im Beschaffungsprozess zu schließen und den automatisierten Abgleich noch belastbarer zu machen. Hinzu kommt der erweiterte Einsatz von KI: Durch Mustererkennung und die automatisierte Behandlung von Ausnahmen lassen sich auch komplexere Prozessschritte spürbar beschleunigen.
„Mein Fazit: Wenn Sie überlegen, mit aequitixx zu arbeiten – machen Sie es. Der Nutzen ist im Alltag schnell spürbar“, fasst Olaf Schmidt zusammen.
