Der Klinikverbund aus Osnabrück setzt mit Erfolg auf zentralisierte Prozesse, Digitalisierung und die Rechnungsbearbeitung mit aequitixx
Die elektronische Rechnungsbearbeitung ist bei den Niels-Stensen-Kliniken nicht neu – bereits mit der Einrichtung des Zentraleinkaufs im Jahr 2010 habe man damit begonnen, sagt Carsten Paulat, Leiter Einkauf/Materialwirtschaft im Logistikzentrum des Klinikverbundes. „Gestartet sind wir damals noch mit der Orbis Materialwirtschaft und einem Tischscanner. Und so wurden mit der Zeit aus drei Häusern nun mehr als 20 Mandanten. Wir sind mit aequitixx gewachsen – erst die Umstellung auf Barcode beim Scannen der Rechnungen, heute dann der Rechnungseingang an eine zentrale Rechnungsadresse und die Bearbeitung via ZUGFeRD. Und über all die Zeit gab es stets eine gute Zusammenarbeit mit aequitixx und eine hohe Akzeptanz bei uns im Haus. Heute integrieren wir mehr als 60.000 Rechnungen im Jahr allein in der Materialwirtschaft und die Lösung will hier niemand mehr missen“, so Carsten Paulat. Inzwischen arbeitet man komplett papierlos und hat von jedem Arbeitsplatz Zugriff auf den Beleg sowie den Stand der Rechnungsbearbeitung. Darüber hinaus nutzt man die eingesparten Personalressourcen für andere wichtige Aufgaben. Carsten Paulat: „Es gibt Zeiten, da können wir 70 % der Rechnungen mit einem Klick freigeben, markieren … und weg. Das ist schon ein tolles Ergebnis!“
Da sich die elektronische Rechnungsbearbeitung mit aequitixx im Einkauf der Niels-Stensen-Kliniken über Jahre bewährt hatte, sollte die Lösung nun schrittweise für den kompletten Bereich Finanz- und Rechnungswesen des gesamten Klinikverbundes eingesetzt werden. Der Startschuss dazu fiel 2019. „Materialwirtschaft und Einkauf waren ja schon integriert – und die erste Rechnung also schon im Haus“, erinnert sich schmunzelnd Marion Koller, Leiterin für des Finanz- und Rechnungswesens mit 30 Mitarbeitenden und Projektleiterin für die Einführung von aequitixx. Mit im Projektteam ist Jennifer Lloyd, Sachbearbeiterin für Eingangsrechnungen und Ansprechpartnerin bei Fragen zu aequitixx für die Anwender im Klinikverbund während und nach der Einführung.
Jennifer Lloyd: „Bei den internen Schulungen zur Lösung merkten wir schnell, dass wirklich viele unserer Wünsche an aequitixx umgesetzt worden waren. Das sorgte für eine hohe Akzeptanz bei den Anwendern. Die wenigen Fragen, die noch offen waren, wurden auf kurzen Wegen direkt und zeitnah geklärt und es gab stets gute Hilfe und Unterstützung.“
Die Implementierung startete das Projektteam mit einem großen Haus. Alle konzeptionell wichtigen Punkte waren hier berücksichtigt worden und ließen sich somit optimal auf weitere Mandanten transferieren. Die Einführung lief über mehrere Monate und noch vor Beginn der Corona-Pandemie waren nahezu sämtliche Mandanten integriert. „Danach ging alles nur noch digital“, so Marion Koller. „Die erste Resonanz bei den Anwendern war schon teils, teils – Papiergewohnheiten mussten ja angepasst werden. Aber in der Summe hat es sich gelohnt. Bei jeder Buchung sieht man nun sofort die Rechnung – das ist einfach toll und eine große Unterstützung, besonders bei der Arbeit im Homeoffice.“ Doch bei den Niels-Stensen-Kliniken denkt man gern weiter und stellte sich auch als Pilotkunde zur Verfügung: Als besonders gelungen bezeichnet man heute die Umsetzung der Intercompany-Lösung mit aequitixx, bei der interne Verrechnungsthemen optimal für den Verbund gelöst wurden.
