Die digitale Rechnungsbearbeitung bietet ein enormes Potential an Vorteilen bzw. Einsparungen bei überschaubarem Einsatz
Die digitale Rechnungsbearbeitung mit aequitixx sorgt im Gemeinschaftsklinikum Mittelrhein für eine durchgängige Transparenz. Hier weiß man nun, wo sich ein Dokument gerade befindet, welchen Status es hat, ob es noch in Bearbeitung ist und welche Aufgaben noch offen sind. Alles ist perfekt via Schnittstelle in die vorhandene Organisationslösung integriert.
Die durchschnittliche Zeit zur Bearbeitung einer Rechnung bis zur Zahlung hat sich von bisherigen 8 bis 10 Tagen auf 2 bis 3 Tage verkürzt. Hierdurch hat sich der Anteil des gewährten Skontobetrags nochmals erhöht und der manuelle Aufwand zur Rechnungsbearbeitung bei allen beteiligten Mitarbeitern deutlich reduziert.
Zeitersparnis und Skontonutzung sparen Geld und die Transparenz gibt auch in schwierig messbaren Bereichen den erforderlichen Durchblick. Interne Abläufe können besser betrachtet werden und die Auswertungen aus aequitixx sind die beste Grundlage für effektive Verhandlungen im Einkauf.
Dipl.-Ing. Klaus Schulten, Betriebsleiter der GZ Service Koblenz GmbH, war von Beginn an von aequitixx überzeugt: „Als das Thema Rechnungen digitalisieren im GK-Mittelrhein aufkam, erinnerte ich mich an eine Vorstellung von aequitixx im Newsletter der Sana Einkauf & Logistik GmbH. Nach ersten Informationen dann gleich das große Plus: die Standardschnittstellen der Lösung. Damit waren optimale Voraussetzungen für eine leichte Integration in unsere bestehende Organisationslösung gegeben.“
Prozessbildung im Krankenhaus - eine Herausforderung, die anzugehen es lohnt
Nach ersten Gesprächen und einer Bedarfsanalyse wurden die Parameter zur Einführung von aequitixx festgelegt und schrittweise umgesetzt. Für das Gemeinschaftsklinikum Mittelrhein wurden in einem Schritt zehn Mandanten freigeschaltet. Nach Aussage von Klaus Schulten ein Husarenritt und damit sicher eine spezielle Aufgabe.
Die Implementierung begann im März 2019 und hat aufgrund der großen Anzahl der Mandanten rund sechs Monate benötigt. Das System läuft laut Auftraggeber stabil und der Support in der Einführung war mit einer Reaktionszeit von unter 24 Stunden vorbildlich. Begonnen hat man im Gemeinschaftsklinikum Mittelrhein mit 150 Anwendern. Inzwischen arbeiten rund 260 User mit dem System, Tendenz steigend.
Die Akzeptanz der Lösung ist hoch, die interne Resonanz positiv. Vor allem die durchgängige Transparenz bietet viele Vorteile, die mit der Implementierung richtig deutlich werden.
„Das alles hat natürlich mit Prozessbildung zu tun – eine nicht gerade einfache Aufgabe im Krankenhaus. Aber es hat sich gelohnt. Der Einsatz der Lösung hat sich bei uns innerhalb eines halben Jahres gerechnet und die Investitionskosten wieder eingespielt“, so Klaus Schulten.
„aequitixx ist dabei eine sehr benutzerfreundliche Lösung und in relativ kurzer Zeit von 6 bis 8 Wochen zu implementieren – wenn man nicht wie bei uns gleichzeitig zehn Mandanten parallel an Bord nimmt. Die Herausforderung für das Gelingen liegt immer im Workflow des Krankenhauses. Von daher empfehle ich allen Kostenstellenverantwortlichen, sich mit dieser Thematik zu beschäftigen – es lohnt sich und mit aequitixx hat man die passende Lösung an der Hand.“
