Über die Klinik
Die ALB FILS KLINIKEN gehen mit Erfolg einen neuen Weg und digitalisieren den Einkaufsprozess von C-Artikeln komplett – von der Bestellung bis zur Zahlungsfreigabe der Rechnung – und das alles ohne aufwendige Stammdatenanlage. Diese ganzheitliche Betrachtung, die gelungene Umsetzung sowie das perfekte Zusammenspiel aller Systeme bringt dem Klinikverbund beachtliche 70 Prozent Einsparungen bei denProzesskosten. Bisher in Deutschland einmalig.
Effizientes Handeln bedingt perfekte Prozesse: aequitixx als ein wichtiger Systembaustein der ALB FILS KLINIKEN
Die elektronische Verarbeitung von Rechnungen ist in den ALB FILS KLINIKEN nichts Neues. Bereits seit 2013 wird aequitixx zur Prozessoptimierung eingesetzt. Bei rund 40.000 Rechnungen pro Jahr ergibt sich dadurch eine ernorme Zeitersparnis bei der Rechnungsprüfung und im Gesamtprozess.
Alle Bestellungen des Materialwirtschaftssystems und alle Rechnungen werden automatisch an aequitixx geleitet. Dort folgt die positionsbezogene Zuordnung der Rechnungen mit Bestellbezug und die Inhalte werden über das e-Procurement-System der Pagero GmbH in AMOR®3 integriert.
Zur effizienten Prüfung der Rechnungen ohne Bestellbezug wird von den Mitarbeitern das Workflowsystem genutzt. Unabhängig hiervon sind alle abgerechneten Produkte und Dienstleistungen auswertbar, so dass das Beschaffungsgeschehen lückenlos gesteuert wird.
Als aufwändiger analoger Prozess verblieb jedoch die Beschaffung des Wirtschaftsbedarfes in den ALB FILS KLINIKEN, der mit bis zu fünfzehn einzelnen Schritten, einem hohen manuellen Aufwand sowie Fehleranfälligkeit charakterisiert war. Die Dokumentation wies Lücken auf, Redundanzen und hohe Preisschwankungen waren die Folge. Auch wurden die Artikel als Durchlaufsonderartikel im Materialwirtschaftssystem geführt, wo sie eigentlich nicht hingehören.
Frank Seeler, Strategischer Einkäufer im Geschäftsbereich Einkauf- und Medizintechnik, fasst diesen Zustand wie folgt zusammen: „Die Prozesskosten standen in diesem Bereich noch nie in einem gesunden Verhältnis zu den tatsächlichen Beschaffungskosten. Um das Ziel einer weitestgehenden Digitalisierung und Automatisierung zu erreichen, galt es die traditionellen Lösungsansätze wie die aufwändige Anlage von Stammdaten oder papierbasierte ressourcenfressende Formulare zu verlassen. Es sollten nicht nur Kleinigkeiten geändert, sondern ganzheitlich gedacht werden.“
Die Lösung
Die Lösung: Um die Verschlankung mit einer durchgängigen Digitalisierung zu erreichen und damit die Fehleranfälligkeit und Redundanzen zu vermeiden, entschied man sich für die Einführung der B2B-Handelsplattform Mercateo
als Marketplace. Die Integration von Mercateo in die Systemumgebung des Klinikverbundes bekam eine definierte Nutzerhierarchie mit Freigaberegelungen und Aufwandsgrenzen. Sie enthält die Konditionen von Bestandslieferanten und ermöglicht den direkten Preisvergleich. So wird ein Wildwuchs bei der Beschaffung vermieden und dem Nutzer stehen die Produkte mit den verhandelten Konditionen zur Verfügung.
Im neuen Einkaufsprozess sind seitdem die Angabe von Kostenstelle und Sach- konto ein Pflichtfeld bei der Bestellung. Auch die Bestelldaten von Mercateo sowie die resultierenden Rechnungen werden automatisch an aequitixx geleitet. Nachdem der Wareneingang dezentral per Mausklick bestätigt wird, erfolgt die elektronische Freigabe und somit die Zahlung.
Die neue Prozessstruktur besteht von der Auswahl der Artikel bis zur Zahlung nun gerade mal aus maximal sechs Schritten. Bei der Einkaufsleitung liegt die Auswertung, Überwachung und Administration des Gesamtprozesses. Jeder Sachbearbeiter hat nur Zugriff auf seinen Auftrag.
„Die Erfahrungen im Einkauf sind sehr gut.“, so Frank Seeler, „Die Bestellungen laufen im Rahmen der Vorgaben und das Feedback der Anwender ist ausschließlich positiv – das gibt es im Krankenhaus so schnell nicht.“
Und die neue Lösung bietet für den Anwender noch mehr: Die Lieferzeiten werden transparent, der Bestellvorgang geht schneller, die Produktauswahl ist groß, Falschbestellungen durch fehlerhafte Kommunikation sind quasi ausgeschlossen und die Rechnungsprüfung erfolgt als Vervollständigung des Prozesses mit minimalem Aufwand. Das ist Procure-to-Pay in einer deutschen Klinik.
Als Folge ist der Einkäufer kaum mehr operativ tätig, denn 97 Prozent aller Bestellungen werden automatisch und vergabesicher freigegeben. Lediglich im Reklamationsfall wird er noch zugeschaltet. Der Einkäufer agiert eher als Controller, da er alle Beschaffungsvorgänge in der Auswertungslösung analysieren kann.
Der Finanzbuchhaltung liegen durch den Einsatz von aequitixx alle resultierenden Rechnungen elektronisch geprüft vor, da auch der Leistungsnachweis lückenlos dokumentiert wird.
Ralf Bannwarth, Leiter des Geschäftsbereiches Einkauf und Medizintechnik, fasst den aktuellen Stand zusammen: „Seit dem 1. Januar 2020 sind wir mit dem kompletten System live – von der Beschaffung bis zur Rechnung ist nun alles ein absolut wirtschaftlicher Prozess. Allein im ersten Halbjahr 2020 reduzier- ten sich die Prozesskosten im Einkauf von C-Artikeln der ALB FILS KLINIKEN um mehr als 70 Prozent. Alles in allem starke Argumente für ein ganzheitliches Denken und Handeln. Als weitere Ziele zur Reduktion der manuellen Aufwände streben wir nun noch die stochastische Wareneingangsprüfung und die Dunkelbuchung an.“
