Sichere Zukunft...
WAS KÖNNEN WIR?
Wir sorgen für ein effizientes Rechnungsmanagement, das die Rechnungsdigitalisierung aller gängigen Formate ebenso umfasst wie die Auswertung der Rechnungen und deren rechtssichere Archivierung. Neben der Möglichkeit, Rechnungen digital zu prüfen und freizugeben, bieten wir Tools zur kontinuierlichen Verbesserung der Prüfungsprozesse und Erhöhung der Dunkelbuchungsquote. Unsere Lösung kann in Ihre Materialwirtschafts- und Finanzbuchhaltungssysteme integriert werden und passt so in die bestehende Systemlandschaft.
Die flexible Auswertung der abgerechneten Produkte und Dienstleistungen bildet die Basis für die effiziente Steuerung der Sachkosten durch das Beschaffungsmanagement.
WAS IST IHR NUTZEN?
OPTIMIERUNG DER SACHKOSTEN
Der Aufwand – Materialstammdaten anzulegen und zu pflegen – wird häufig in den Kliniken gescheut.
So können zum Beispiel die Ausgaben für die Produkte und Dienstleistungen aus den Bereichen des Wirtschaftsbedarfes, der Haustechnik sowie des Gebäudemanagements im Regelfall nur unzureichend gesteuert werden. Die elektronische Rechnungsverarbeitung ermöglicht die Artikel konkrete, zielorientierte Analyse dieser Ausgaben. Auf dieser Grundlage können vom Beschaffungsmanagement der Häuser signifikante Kostenreduktionen realisiert werden. In der Einkaufsstudie 2017 der Hochschule Niederrhein und der Bredehorst Clinic Medical Management GmbH werden Einsparpotentiale in den Sachmittel von über 5 Prozent prognostiziert.
EINHALTUNG DER ZAHLUNGSKONDITIONEN
Die Bearbeitungsgeschwindigkeit wird durch die Nutzung des elektronischen Workflowsystems wikiclass® ohne Medienbrüche erhöht. Der Status bzw. der Verbleib der einzelnen Rechnungen ist einsehbar und der Rechnungsprüfungsprozess kann vom Management aktiv gesteuert werden. Dadurch können vermehrt die eingeräumten Skontobedingungen der Lieferanten genutzt werden.
STEUERUNG DES PRÜFUNGSPROZESSES
Das Volumen der noch nicht an das Finanzbuchhaltungssystem übergebenen Rechnungen wird transparent („Rechnungseingangsbuch“). Der Bearbeitungsstatus einzelner Rechnungen ist einsehbar und die einzelnen Freigabeschritte werden dokumentiert. Ineffiziente aufwändige Rückfragen zum Verbleib von Rechnungen entfallen.
So verfügt das Management über ein effizientes Instrument zur aktiven Steuerung des Rechnungsprüfungsprozesses.
RECHENZENTRUMSBETRIEB
Technisches Facility Management für hochverfügbare
Datacenter der NTT Global Data Centers EMEA GmbH
Eschborner Landstr. 100
D-60489 Frankfurt am Main
Unser Rechenzentrumsbetrieb befindet sich in Frankfurt-3.
Die gesetzlich vorgeschriebene Langzeitarchivierung erfolgt durch die zertifizierte Lösung der PROXESS GmbH (siehe www.proxess.de)
Der Anteil der Papierrechnungen beträgt in Referenzkliniken aktuell nur noch 20 Prozent des gesamten Volumens und dort werden bereits mehr als 30 Prozent der Lieferantenrechnungen „elektronisch strukturiert“ – zum Beispiel im ZUGFeRD-Format – entgegengenommen und in die Materialwirtschafts- und Finanzbuchhaltungssysteme integriert. Die einfache „medienneutrale“ digitale Nutzung der verschiedenen Rechnungstypen ist sichergestellt, da sich die Arbeitsabläufe in den Kliniken bei „elektronisch strukturierten“ Rechnungen nicht von den Prozessen unterscheiden, die bei anderen Formaten ablaufen. Auch die aus der Nutzung innovativer e-Procurement-Lösungen (wie zum von Amazon Business oder Mercateo) resultierenden Rechnungen werden ohne Dokumentationslücken effizient elektronisch geprüft („Procure-to-Pay“).
MINIMIERUNG DER MANUELLEN AUFWENDUNGEN
Die Verarbeitung von circa 80 Prozent aller Rechnungen mit Bestellbezug sollte ohne manuellen Aufwand – also weitestgehend automatisch – erfolgen („Dunkelbuchung“). Die Prüfung von nicht übereinstimmenden Rechnungen wird ebenfalls vereinfacht, da mögliche Abweichungen auf Positionsebene angezeigt werden. Dieses Vorgehen reduziert insbesondere bei umfangreichen Rechnungen den manuellen Aufwand.
Die Originale der Lieferscheine sollten im Bereich des Lagers verbleiben und nicht mehr mit den Rechnungen zusammengeführt werden, um diese aufwändigen manuellen Tätigkeiten zu eliminieren.
AKTUALITÄT MIT GERINGEM AUFWAND
Durch die positionsweise Zuordnung von Bestell- und Rechnungsinformationen („Clearing-By-Invoice-Verfahren“) stehen als Alleinstellungsmerkmal der Lösung die Abgleichinformationen zwischen den Inhalten des Materialwirtschaftssystems und den Originalangaben der Lieferanten aus den Rechnungen zur Verfügung. Auf dieser Grundlage wird den Kliniken mit geringem manuellem Aufwand ein permanenter nachhaltiger Stammdatenabgleich ermöglicht. So können zum Beispiel die korrekten Artikelnummern oder Preisinformationen in das Materialwirtschaftssystem übernommen werden.
COMPLIANCE VERBUNDPREIS
Die Rechnungsinhalte können vom Klinikum optional der Einkaufsgemeinschaft bereitgestellt werden. Dort werden mögliche Differenzen zwischen den Lieferantenrechnungen und den zentral verhandelten spezifischen Konditionen der aufgeführten Einkaufsgemeinschaften ohne manuelle Aufwände transparent. Die resultierenden Gutschriften sichern die schnelle Amortisation.
WAS SAGEN UNSERE KUNDEN DAZU?
Die digitalen Rechnungsinhalte werden zusätzlich für den Abgleich der Stammdaten genutzt. Die wöchentliche für die nachhaltige Stammdatenqualität investierte Arbeitszeit beträgt im Schnitt lediglich eine Viertelstunde.
