Status elektronische Rechnungen
Einige Klinikkunden erhalten bereits heute weniger als ein Drittel aller Rechnungen in Papierform. Ab dem April 2020 verpflichtet das e-Rechnungsgesetz vom 4. April 2017 [1]öffentliche Auftraggeber elektronisch strukturierte Rechnungen entgegen zu nehmen. Öffentliche Krankenhäuser sind im Regelfall durch die zwischenzeitlich erlassenen e-Government-Gesetze der einzelnen Bundesländer von dieser Verpflichtung ausgenommen[2]. Ist ein Klinikum – unabhängig von der Trägerschaft – jedoch Lieferant eines öffentlichen Auftraggebers sind die aus dieser Geschäftsbeziehung folgenden Rechnungen ab November 2020 entsprechend dem jeweiligen e-Government-Gesetz im Regelfall in elektronisch strukturierter Form bereitzustellen.
Als Folge der gesetzlichen Regelungen stellen immer mehr Lieferanten ihre Rechnungen im ZUGFeRD-Format zur Verfügung (siehe Anlage) und die Anzahl wird in den nächsten Monaten weiter signifikant ansteigen. In dem ebenfalls den gesetzlichen Anforderungen entsprechenden Format „X-Rechnung“ wurden den Klinikkunden der aequitixx bisher noch keine Rechnungen übermittelt. Sobald dieses geschieht, wird auch die Verarbeitung dieses Formates möglich sein.
Fazit: Die Entgegennahme der elektronisch strukturierten Rechnungen ist im Regelfall für Kliniken keine gesetzliche Verpflichtung. Bedingt durch die steigengende Anzahl der Lieferanten, die diesen Rechnungstyp bereitstellen, wird die Verarbeitung im nächsten Jahr verstärkt Einzug in den Klinikalltag halten.
Erweiterungsmodul Integration Amazon Business
Die Bestellungen der Kliniken werden inklusive der Kostenstelleninformationen von Amazon Business bereitgestellt und von der aequitixx mit den Rechnungsinhalten abgeglichen. Die automatische Preisprüfung sowie die folgende elektronische Anfrage der Leistungsbestätigung bei dem/der Kostenstellenverantwortlichen vermeiden Dokumentationslücken und sind nahtlos in die aequitixx Anwendung integriert. Die abschließende Verbuchung im Finanzbuchhaltungssystem erfolgt mit minimalem Aufwand und die abgerechneten Produkte und Dienstleitungen stehen im Auswertungssystem zur Verfügung.
Fazit: Die aus der Nutzung von Amazon Business resultierenden Rechnungen
werden ohne Dokumentationslücken effizient elektronisch geprüft. Die hieraus
resultierenden Verbrauchsdaten können ohne die zusätzliche Anlage von
Stammdaten analysiert werden.
[1] http://www.verwaltung-innovativ.de/SharedDocs/Publikationen/Organisation/e_rechnung_BGB_e-Rechnung.pdf?__blob=publicationFile&v=2
[2] z.B.: http://www.landesrecht-bw.de/jportal/?quelle=jlink&query=EGovG+BW&psml=bsbawueprod.psml&max=true&aiz=true