EFFIZIENTE STEUERUNG DURCH ELEKTRONISCHE RECHNUNGSBEARBEITUNG

EINFACHER SCHNELLER PROZESS

Mit 405 Betten, 13 Fach- und Spezialabteilungen und über 1.250 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist das Pius-Hospital das größte katholische Krankenhaus im Nordwesten Deutschlands. Seit dem vierten Quartal 2015 wird die elektronische Rechnungsbearbeitung der aequitixx GmbH genutzt.
Die Eingangsrechnungen werden im Hospital gescannt und verschlüsselt an das ISO-zertifizierte Rechenzentrum übertragen. Ohne manuelle Aufwendungen der Mitarbeiter/-innen des Hauses findet dort die komplette Digitalisierung inklusive Nachbearbeitung statt.
Anschließend werden die Rechnungen in den elektronischen Workflow überführt und stehen dem/der Prüfenden online zur Verfügung. Der besondere Vorteil ist hier, dass mögliche Erhöhungen bei abgerechneten Produkten und Dienstleistungen angezeigt werden und so umfangreiche Recherchen in den Papierakten entfallen. Unter Einhaltung des „Vier-Augen-Prinzips“ werden die Rechnungen genehmigt und die Kontierungs-informationen in der Finanzbuchhaltung vergeben bzw. überprüft. Abschließend erfolgt die Integration in das Finanzbuchhaltungssystem SAP®FI.
Früher wurden die Rechnungen zum Teil bis zu achtmal von verschiedenen Mitarbeiter/innen in die Hand genommen. Heute werden sie bereits nach dem Einscannen abgelegt. Aus der Nutzung des Workflowsystems ergibt sich neben der Reduktion der manuellen Aufwendungen zusätzlich eine signifikante Beschleunigung der Rechnungsprüfung.

TRANSPARENZ DER RECHNUNGSPRÜFUNG

Neben der schnelleren Bearbeitung und der Reduktion der Prozesskosten stiftet die resultierende Transparenz weiteren Nutzen. „Zum einen sehen wir im elektronischen Rechnungseingangsbuch auf einen Blick, in welcher Höhe noch nicht gebuchte Rechnungen vorliegen. Das vereinfacht unsere Liquiditätsplanung. Zum anderen ist von uns jederzeit der Bearbeitungsstatus aller Rechnungen abrufbar. So wird der komplette Rechnungsprüfungsprozess transparent und kann von uns aktiv sowie effizient gesteuert werden“ fasst Monika Hennemuth, die Leiterin der Abteilung Finanzen, die Vorteile der Lösung zusammen.

DRUM PRÜFE – AUCH BEI DER AUSWAHL

Vor der endgültigen Entscheidung wurden der aequitixx rund fünfundzwanzig Rechnungen zur Verfügung gestellt, welche die „typischen“ Prüfprozesse des St. Pius Hospitals repräsentierten. Diese wurden digitalisiert und in das Workflowsystem eingespielt. „Anschließendkonnten wir im Rahmen eines eintägigen Workshops unsere zukünftigen Prozesse mit unseren Rechnungen den Anforderungen unseres Klinikalltags gegenüber stellen. Der resultierende Nachweis der Praxistauglichkeit hat uns abschließend die endgültige Entscheidung leicht gemacht.“ so Monika Hennemuth.

INTEGRATION MATERIALWIRTSCHAFTSSYSTEM

Die Rechnungen mit Bestellbezug werden ebenfalls von der aequitiix digitalisiert und zusätzlich mit den Bestellungen abgeglichen. Insbesondere aus der Verarbeitung korrekter Rechnungen resultiert eine Reduktion des manuellen Aufwandes.