AUSGETRETENE PFADE DER RECHNUNGSPRÜFUNG VERLASSEN

DIE AUSGANGSSITUATION

In der Wolfartklinik, Gräfelfing wird das hersteller­über­greifende Produktportfolio der Seidel Medipool GmbH über das „Informations Order System“ der Einkaufsgenossenschaft P.E.G. eG  angefordert und kostenstellen­bezogen angeliefert. Die verbleibenden Produkte und Dienstleistungen von A (wie Abgasrohr) bis Z (wie Zwieback) werden von den verantwortlichen Mitarbeiter/innen des Hauses traditionell direkt bei den Lieferanten bestellt. Die Prüfung der Rechnungen erfolgte Papier basiert. Da kein Materialwirtschaftssystem genutzt wird, war eine Analyse auf Artikelebene mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden. Eine aktive Steuerung des Beschaffungs­geschehens war nur bedingt möglich.

DIE ZIELE

Mit der Einführung einer elektronischen Verarb­eitung sollte die Prüfung der Lieferanten­rechnungen vereinfacht und beschleunigt werden. Eine weitere Reduktion der manuellen Aufwendungen wurde durch die gesetzes­konforme Entgegennahme und Archivierung von elektronischen Lieferanterechnungen erwar­tet. Zusätzlich sollte jedoch auch das Beschaff­ungsgeschehen der Klinik effizien­ter gesteuert werden.

DIE REALISIERUNG

Prämiert mit dem Titel „Bester Arbeitsgeber Bayerns“ im Jahr 2016 wurden die invol­vierten Mitarbeiter/innen selbstverständlich von der Klinikleitung früh in den Entscheid­ungs­prozess mit einbezogen. So stellten die verschiedenen Abteilungen des Hauses vor dem Vertragsabschluss „typische Rechnun­gen“ zusammen. Hierauf basierend konnte allen Beteiligten im Rahmen eines gemein­samen eintägigen Workshops mit der aequitixx die Alltagstauglichkeit der elektro­nischen Prüfung live anhand „ihrer Rechnungen“ nachgewiesen werden. Diese fundierte Entscheidungsgrundlage nutzend wurde das Projekt Mitte November 2016 begonnen. Nach einer kurzen Implemen­tierungs­phase erfolgt die Rechnungsprüfung inklusive der Übergabe der Buchungssätze in das Finanzbuchhaltungssystem bei der WolfartKlinik bereits ab dem 01.01.2017 elektronisch.

DER NUTZEN

Die Ziele der erwarteten schnelleren Bearbeitung der Rechnungen sowie das automatische Erkennen von Abrechnungsdifferenzen zu den P.E.G.-Plus-Preisen sind bereits nach wenigen Wochen erfüllt. Der entscheidendere Effekt für die Klinik ist jedoch die totale Transparenz über alle abgerechneten Produkte und Leistungen. „Ohne aufwändige Anlage und Pflege von Stammdaten basiert unser Einkaufscontrolling nun auf den digitalen Rechnungsinhalten. Mit dem eingesetzten BI-Tool werden unsere klinikspezifischen Fragestellungen bis auf die Artikelebene beantwortet. Bei den Verhandlungen mit den Lieferanten steht uns nun nahezu ohne Aufwand eine optimale Datengrundlage zur Verfügung. Als private Klinik machen wir nicht alles. Aber wir machen es effizient, auch wenn wir dafür ausgetretene Pfade verlassen. Bei Bedarf zeigen wir P.E.G.-Mitgliedshäusern gern den von uns beschrittenen neuen Weg.“ fasst Tilman Götzner den Nutzen der innovativen Lösung zusammen.

Abgerundet wird die Steuerung des Beschaffungsgeschehens durch die Tatsache, dass die Klinik die digitalen Rechnungsinhalte der P.E.G. bereitstellt. So werden unter anderem nicht verhandelte Produkte automatisch transparent. Darüber hinaus zeigen die Spezialisten in München der Einrichtung Standardisierungspotentiale mit dem Ziel auf, eine weitergehende Kostenreduktion bei gleichbleibender Qualität zu erreichen. Denn Information schadet ja bekanntlich nur dem, der sie nicht nutzt.