DIE ELEKTRONISCHE RECHNUNG IST REALITÄT
Die ZUGFeRD-Rechnung
Das am 13.09.2019 verabschiedete Format ZUGFeRD 2.0 erfüllt die nachfolgend genannten gesetzlichen Anforderungen (siehe: https://www.ferd-net.de).
Die gesetzliche Grundlage
Das E-Rechnungsgesetz vom 10.04.2017 sowie die zwischenzeitlich erlassenen diversen e-Government-Gesetze der einzelnen Bundesländer verpflichten die Lieferanten öffentlicher Auftraggeber spätestens ab dem 20. November 2020 elektronische Rechnungen bereit zu stellen.
Der Klinikmarkt
Für einige Kliniken in öffentlicher Trägerschaft gilt es folglich zu handeln, da die neuen gesetzlichen Anforderungen in die derzeitigen Abläufe der Rechnungsprüfung zu integrieren sind. Gleichzeitig stellen derzeit bereits mehr als 50 Lieferanten den Einrichtungen aktuell verstärkt Rechnungen im ZUGFeRD-Format zur Verfügung und viele namhafte Anbieter haben die Bereitstellung für die nächsten Wochen angekündigt. Unabhängig von ihrer Trägerschaft sollten alle Kliniken diesen Trend nutzen. Das aufwändige manuelle Handling von Papierrechnungen sollte reduziert und die damit verbundenen Prozesskosten signifikant verringert werden.
Die Praxis
Im März 2018 wurden mittels der aequitixx- Lösung die ersten Rechnungen im ZUGFeRD-Format von der Julius Brune GmbH & Co. – einem Mitglied des IGEFA -Verbundes – im Evangelischen Klinikum Bethel verarbeitet und gesetzeskonform im ISO-zertifizierten Rechenzentrum archiviert. Die Arbeitsabläufe der Mitarbeiter/innen des Hauses im Finanzbuchhaltungs- und Materialwirtschaftssystem bleiben hiervon unberührt, so dass keine zusätzlichen Schulungs- und Migrationsaufwendungen anfallen. Unabhängig davon, ob eine Papierrechnung, eine Rechnung per Email als PDF, im ZUGFeRD-Format oder zukünftig als „X-Rechnung“ vom Lieferanten gestellt wird, erfolgt die elektronische Prüfung im Klinikum immer gleichlautend und damit „medienneutral“.
Der Nutzen
Die Aufwendungen der Bearbeitung von Papierrechnungen entfallen. Sämtliche abgerechneten Produkte und Dienstleistungen sind auswertbar. Auf dieser Grundlage können alle Beschaffungsentscheidungen – auch ohne die aufwändige Anlage von Materialstammdaten – effizient analysiert und gesteuert werden.
Die Zusammenfassung
Die gesetzlichen Vorgaben werden die Verarbeitung von standardisierten, elektronischen Rechnungen in den nächsten Monaten rasant vorantreiben. Die weithin propagierte Digitalisierung der resultierenden Geschäftsprozesse ist somit Realität und sollte zeitnah umgesetzt werden.