STEUERUNG DER BESCHAFFUNG OHNE STAMMDATEN
VERBESSERTE COMPLIANCE
Das Kreiskrankenhaus Jugenheim als Haus der Grundversorgung ist durch seine Spezialisierung auf den Gebieten der Chirurgie und des Zentrums für akute und postakute Intensivmedizin ideal in seine lokalen Strukturen eingebettet. Das Kreiskrankenhaus Groß-Umstadt ist ein Haus der Regelversorgung und als regionaler Ansprechpartner fest etabliert. Gemeinsam sind die Kreiskliniken Darmstadt-Dieburg Mitglied des Einkaufsverbundes clinicpartner eG in Gladbeck. Es wird kein eigenes Materialwirtschaftssystem verwendet, da ein hoher Anteil der medizinischen Verbrauchsartikel von einem logistischen Dienstleistungsunternehmen bereitgestellt wird.
Seit dem Februar 2016 wird zur Rechnungsprüfung das Workflowsystem der aequitixx genutzt. Die Rechnungen stehen dem/der Prüfenden des Klinikums nun elektronisch zur Verfügung. Bereits während der Bearbeitung werden hier zum Beispiel Preisdifferenzen zu den zentral von der Einkaufsgemeinschaft verhandelten Konditionen angezeigt. Unter Einhaltung des „Vier-Augen-Prinzips“ erfolgt abschließend die Integration in das Finanzbuchhaltungssystem.
„Neben der schnelleren elektronischen Bearbeitung der Rechnungen werden mögliche Fehlzahlungen an die Lieferanten durch die automatisierte Konditionskontrolle vermieden. Die manuellen Aufwendungen für die Suche in den entsprechenden Preisdatenbanken entfallen komplett und unsere Compliance wird verbessert.“ so fasst Thomas Raab, Leiter der Finanzbuchhaltung der Kreiskliniken den Nutzen dieses Lösungsbausteins zusammen.
REDUNDANTE RÜCKFRAGEN UNTERBLEIBEN
Die in den Lieferantenrechnungen aufgeführten Produkte – sowie deren Verbräuche und Preisstellungen – stehen den Kliniken gemeinsam mit den Verbrauchsmeldungen des logistischen Dienstleisters in einem leistungsfähigen BI-Tool zur Verfügung. Frau Vera Schmidt aus der Finanzbuchhaltungsabteilung skizziert die Vorteile wie folgt: „Schon nach kurzer Einweisung war ich in der Lage, den Kolleginnen und Kollegen eigene – unseren Anforderungen entsprechende – Berichte bereit zu stellen. Häufig an mich gestellte Rückfragen unterbleiben nun, da die gewünschten Informationen zum Beispiel von den Kostenstellenverantwortlichen selbst einfach eingesehen werden können.“