ZWEI LÖSUNGEN – EIN DORTMUNDER ERFOLG

ZWEI LÖSUNGEN – EIN DORTMUNDER ERFOLG

vor 7 Jahren

ZWEI LÖSUNGEN – EIN DORTMUNDER ERFOLG

ELEKTRONISCHE RECHNUNGSBEARBEITUNG

Das St.-Johannes-Hospital in Dortmund nutzt bereits seit mehreren Jahren die elektronische Rechnungsbearbeitung der aequitixx GmbH. Die Eingangsrechnungen werden im Klinikum gescannt und verschlüsselt an das ISO-zertifizierte Rechenzentrum übertragen. Ohne manuelle Aufwendungen der Mitarbeiter/innen des Hauses findet dort der Abgleich mit den Bestellungen aus dem SAP®System des Klinikums sowie die komplette Digitalisierung inklusive Nachbearbeitung statt. Durch die Integration der Rechnungsinhalte erfolgt die Verarbeitung im Optimalfall automatisch. Auch bei möglichen Differenzen sind alle Arbeitsschritte im Materialwirtschaftssystem hinterlegt und können vom Klinikmanagement oder den Wirtschaftsprüfern nachvollzogen werden.

Die digitalen Rechnungsinhalte werden zusätzlich für den Abgleich der Stammdaten genutzt. Die wöchentlich für die nachhaltige Stammdatenqualität investierte Arbeitszeit beträgt im Schnitt lediglich eine Viertelstunde.

Die vollstufige Lösung wird durch das Workflowsystem der aequitixx abgerundet. Die schnellere elektronische Prüfung und Genehmigung der Rechnungen ohne Bestellbezug sichert die vermehrte Einhaltung von Skontofristen.

OPTIMIERUNG DER EINKAUFSKONDITIONEN

Seit einigen Monaten werden weitergehend die Abrechnungsdaten dem Artikel-Informations-System („AIS“) der Prospitalia GmbH bereitgestellt. Die Datenhoheit liegt hierbei selbstverständlich in der Einrichtung. Denn Michael Bremshey entscheidet in seiner Eigenschaft als stellvertretender Wirtschaftsleiter, welche Lieferantenrechnungen an die Prospitalia übertragen werden.

Auf dieser Grundlage werden im „Artikel-Informations-System“ mögliche Abrechnungsdifferenzen zu den spezifischen Konditionen des St.-Johannes-Hospitals automatisch transparent und die Compliance des Hauses wird verbessert.

„Gleichzeitig haben wir dort den optimalen Überblick, wie sich unser aktuelles Beschaffungsgeschehen zu den mit unseren Lieferanten vereinbarten Umsatzzielen verhält. Zusätzlich wird transparent, welche verbesserten Konditionen von unserem Haus genutzt werden können. Uns steht nun nicht nur ein effizientes Instrument zur Kontrolle der Einkaufskonditionen, sondern darüber hinaus auch zu deren Optimierung zur Verfügung“ so resümiert Michael Bremshey das Zusammenspiel der beiden Lösung.

Bei weitergehenden Standardisierungsprojekten werden vom Klinikum ergänzend die Produktspezialisten der Prospitalia hinzugezogen. Diese sprechen auf Grundlage der abgerechneten Produkte und Dienstleistungen Umsetzungsempfehlungen aus. Bisher notwendige, aufwändige Abgleich- und Abstimmungsprozesse entfallen, da das Beschaffungsmanagement in Dortmund und die Produktspezialisten aus Ulm nun „eine Sprache sprechen“.

ZUKUNFTSORIENTIERUNG

Als nächsten Schritt sollen an Stelle des Scanprozesses vom St.-Johannes-Hospital in den nächsten Monaten vermehrt elektronische Rechnungen von den Lieferanten entgegen genommen und gesetzeskonform archiviert werden. Die Prozesskosten der Lieferanten und der Klinik für die Rechnungserstellung und -bearbeitung werden so auf ein Minimum reduziert.