AMOR®3-INTEGRATION UND ELEKTRONISCHER WORKFLOW IN DEN ALB-FILS-KLINIKEN
EFFIZIENTES HANDELN BEDINGT PERFEKTE PROZESSE
Die ALB FILS KLINIKEN in Göppingen und Geislingen nutzen die Rechnungsdigitalisierung gezielt zur Prozessoptimierung.
Mit 20 Fachkliniken, 4 organisierten Zentren und weiteren Instituten sowie Einrichtungen gewährleisten die ALB FILS KLINIKEN jährlich mit über 100.000 ambulanten und 35.000 stationären Einsätzen eine optimale medizinische Versorgung. Um die zukünftige Leistungsfähigkeit sicherzustellen, ist für den Leiter der Materialwirtschaft Ralf Bannwarth die stetige Optimierung der internen Abläufe entscheidend. „Bei der Anzahl von über 30.000 Rechnungen im Jahr spielt es eine große Rolle, wie hoch der interne Aufwand für die Rechnungsbearbeitung sowie die Gesamtprozesszeit hierfür ist“, fasst Ralf Bannwarth die Motivation für die im August begonnene Reorganisation zusammen.
Anstelle der bisherigen manuellen Bearbeitung wird die Lieferantenrechnung direkt gescannt und an den Dienstleister aequitixx GmbH geleitet. Ganz bewusst fiel die Entscheidung für die aequitixx GmbH, da deren umfassende Systemlösung über die reine Digitalisierung hinaus, mit der Integration in das Materialwirtschaftssystem AMOR®3 vielschichtige Chancen bietet. Die eingescannten Rechnungen stehen in verschiedenen internen Bereichen – von der Wareneingangsbearbeitung bis hin zum Controlling – online zur Verfügung und nichts geht verloren. Das zeitaufwändige Zusammenfügen von Rechnung und Lieferschein sowie die manuelle Eingabe der Rechnungen entfallen. Die Verkürzung der Prozesszeit von bisherigen acht auf zwei Tage sichert zusätzliche Skontoerträge und statt ehedem 17 Prozessschritten sind es zukünftig nur noch sieben Tätigkeiten. Circa 80 Prozent aller Rechnungen stimmen mit den Bestellungen und den gebuchten Lieferscheinen überein und können nahezu ohne manuellen Aufwand direkt verarbeitet werden. Abweichungen zum Beispiel zu den erfassten Wareneingängen werden positionsbezogen angezeigt und vereinfachen die Klärung.
Besonders hat Ralf Bannwarth und sein Projektteam überzeugt, „dass jede Rechnung gezielt zur Verbesserung der Stammdatenqualität beiträgt. Die Lösung dieser in allen Gesundheitseinrichtungen bestehenden Herausforderung ist von großer Bedeutung, denn ein Prozess muss am Beginn korrekt starten, sonst folgen für die weiteren Schritte erhöhte Aufwände; dies gilt vor allem für die Stammdaten. Eine Kostenträgerrechnung mit der patientenbezogenen Zuordnung des eingesetzten Materials setzt hundertprozentige Stammdaten voraus.“
Darüber hinaus reduzieren sich die Laufzeiten der Rechnungen ohne Bestellbezug durch die Nutzung des Workflow-Systems wikiclass mit der abschließenden Übergabe der Buchungssätze in ORBIS E+S. Der Rechnungsprüfungsprozess kann effizient gesteuert werden, da der Verbleib sowie der Bearbeitungsstatus jeder Rechnung nachvollziehbar ist. Neben der resultierenden Erhöhung der Skontoerträge erleichtert die kumulierte Darstellung aller noch nicht gebuchten Rechnungen die Liquiditätsplanung.
Ab Mitte 2016 werden die Alb-Fils-Kliniken zusätzlich die gesetzeskonforme Archivierung nutzen, um ab dann die von den Lieferanten bereit gestellten elektronischen Rechnung zu verarbeiten. Der Rechnungsprüfungsprozess im Klinikum bleibt jedoch unverändert, so dass keine weiteren Aufwendungen für die Schulung der Mitarbeiter/innen zu berücksichtigen sind.
ENTLASTUNG – Eingabe von Rechnungsdaten entfällt
INTEGRATION – Übernahme der Rechnungsinhalte in AMOR®3
OPTIMIERUNG – Stammdaten werden permanent angepasst
SICHERHEIT – Abgleich mit klinikspezifischen Preisstellungen
TRANSPARENZ – Verbleib sowie Bearbeitungsstatus jeder Rechnung ist nachvollziehbar
GESCHWINDIGKEIT – Verkürzte Laufzeiten sichern erhöhte Skontoerträge
Ralph Bannwarth
Leiter des Geschäftsbereiches EInkauf und Medizintechnik der Alb-Fils-Kliniken GmbH